قابلیت‌های کاربردی جیمیل اندروید برای رهایی از شلوغی ایمیل‌ها

ایمیل‌های کاری، خبرنامه‌ها، اعلان‌های اشتراک و پیام‌های شخصی خیلی زود صندوق ورودی جیمیل را به انباری درهم‌ریخته تبدیل می‌کنند. برای مدیریت ایمیل نیازی به نصب اپلیکیشن جدید ندارید زیرا قابلیت‌های برنامه‌ی جیمیل به سازماندهی پیام‌ها کمک می‌کنند و بیشتر کاربران هرگز از آن‌ها بهره نمی‌برند.

در این مقاله یاد می‌گیرید چطور با چند تنظیم ساده در نسخه‌ی اندروید جیمیل مثل برچسب‌ها و حرکات کشیدن انگشت و اتصال به گوگل Tasks، صندوق ورودی‌تان را سازمان‌دهی کنید و بهره‌وری‌تان را بالا ببرید.

قبل از اعمال تغییرات اصلی، چند تنظیم کوچک را بررسی کنید: اعلان‌ها، نحوه‌ی نمایش صندوق ورودی، گزینه‌ی پیش‌فرض پاسخ دادن و نمای گفت‌وگو (Conversation view). این موارد به‌تنهایی جیمیل را زیر و رو نمی‌کنند، اما تأثیر زیاد روی بهبود تجربه‌ی روزانه‌تان دارند.

برای دسترسی به تنظیمات پایه جیمیل:

• در اپلیکیشن اندرویدی جیمیل روی منوی سه‌خط در گوشه سمت‌راست بالا یا سمت‌چپ بالا ضربه بزنید.
• گزینه تنظیمات Settings (تنظیمات) را از پایین منو انتخاب کنید.
• روی General settings (تنظیمات کلی) بزنید.
• اگر چند اکانت روی دستگاه ثبت شده است، گزینه‌های مربوط هر حساب، مثل اعلان‌ها، در تنظیمات همان حساب هستند.

بسته به نسخه‌ی برنامه امکان دارد جای بعضی گزینه‌ها کمی فرق کند. اگر ایمیل‌های تبلیغاتی مدام گوشی‌تان را به صدا درمی‌آورند، اعلان‌ها را طوری تنظیم کنید که فقط برای ایمیل‌های مهم فعال باشند. مطمئن شوید نسخه‌ی جیمیل و اندروید گوشی‌تان هم به‌روز است، زیرا بعضی قابلیت‌های جدید به‌مرور و با به‌روزرسانی در دسترس قرار می‌گیرند.

اگر حوصله‌ی مرتب‌کردن تک‌تک ایمیل‌ها به‌صورت دستی را ندارید، برچسب‌ها بهترین نقطه‌ی شروع هستند. برچسب در جیمیل به شما اجازه می‌دهد ایمیل‌ها را بر اساس هدف، مثل کاری، شخصی یا اجتماعی دسته‌بندی کنید. تفاوت مهمش با پوشه‌های سنتی این است که ایمیل با گرفتن برچسب از صندوق ورودی خارج نمی‌شود. یعنی هم دسته‌بندی شخصی‌سازی‌شده دارید و هم دید کلی شما از دست نمی‌رود.

برای ساخت برچسب جدید:

• منوی سه‌خطی را باز کنید و در نوار کناری به پایین بروید.
• گزینه‌ی Create new label (ایجاد برچسب) را انتخاب کنید.
• نام برچسب را بنویسید و Save (ذخیره) را بزنید.

برای برچسب زدن به ایمیل:

• روی منوی سه خط بالا سمت چپ یا راست بزنید.
• گزینه Label as (برچسب به‌عنوان) را انتخاب کنید.
• برچسب موردنظر را انتخاب کنید.

بهتر است با سه تا پنج برچسب ساده مثل «کار»، «شخصی»، «مالی» و «اشتراک‌ها» شروع کنید. برچسب‌های زیاد فقط همان شلوغی قبلی را به شکل دیگری برمی‌گردانند.

حرکات کشیدن انگشت روی گوشی سریع‌ترین راه برای مدیریت ایمیل‌ها است. در جیمیل اندروید می‌توانید برای کشیدن ایمیل به چپ و راست، دو عمل جداگانه از میان این گزینه‌ها تعریف کنید: بایگانی (Archive)، حذف (Delete)، علامت‌گذاری به‌عنوان خوانده‌شده یا خوانده‌نشده، انتقال به برچسب (Move to) و به تعویق انداختن ایمیل (Snooze).

برای فعال‌سازی و تنظیم Swipe actions:

• منوی سه خط بالا سمت چپ یا راست را باز کنید و به Settings > General settings (تنظیمات > تنظیمات کلی) بروید.
• گزینه‌ی Swipe actions (کنش‌های تند کشیدن) را فعال کنید.
• برای هر جهت کشیدن، عمل موردنظرتان را انتخاب کنید.

گاهی ایمیل فقط پیام نیست، یک کار است: ارسال گزارش، پرداخت قبض یا پاسخ به مشتری. به‌جای اینکه بعدا برای پیدا کردن ایمیل موردنظرتان وقت زیادی را برای مرور صندوق ورودی هدر دهید، آن را مستقیم به وظیفه تبدیل کنید و در فهرست کارهای خود نگه دارید.

• ایمیل موردنظر را در اپلیکیشن Gmail باز کنید.
• روی منوی سه خط بالا سمت چپ یا راست بزنید.
• گزینه‌ی Add to Tasks (افزودن به Task) را انتخاب کنید.

ایمیل در اپلیکیشن Google Tasks ذخیره می‌شود و امکان افزودن جزئیات بیشتر مثل تاریخ و ساعت به آن وجود دارد. اگر برای هر وظیفه تاریخ و زمان تعیین کنید، در Google Calendar هم نمایش داده خواهند شد. به این ترتیب یادآوری در صندوق ورودی گیر نمی‌افتد و تصویر کامل‌تری از برنامه‌ی روز خود دارید. این ترفند برای ایمیل‌هایی که ضرب‌الاجل دارند بسیار کاربردی است.

وقتی ابزارهای جیمیل را کنار هم بگذارید، مدیریت ایمیل به روتین کوتاه تبدیل می‌شود. ایمیل‌های بی‌اهمیت را با کشیدن انگشت به چپ یا راست بایگانی کنید و بقیه را به برچسب مناسب بفرستید. ایمیل‌هایی که نیاز به اقدام دارند را با Add to Tasks به فهرست کارها اضافه و برای ایمیل‌های فوری، زمان تعیین کنید تا در تقویم گوگل هم دیده شوند. نتیجه، صندوق ورودی بسیار سازماندهی‌شده‌ای است که دیگر منبع استرس نخواهد بود.